Google Workspace'te e-posta yetkilendirmesi, çalışanların kendi iş hesaplarından bir iş arkadaşının posta kutusunun tamamına erişerek iletileri okumasını, göndermesini ve silmesini sağlarken herkesin kendi şifresini ve doğrulama yöntemini kullanmasına olanak tanır.
Dubai'deki bir danışmanlık ofisinin yöneticisinin bir hafta izinli olacağını düşünün. Asistanının fiyat tekliflerini takip etmesini ve ofisin adresinden yanıt vermesini istiyor, ancak posta kutusuna maaşlarla ilgili iletiler de geliyor. Davet göndermeden önce tek bir soruyu netleştirmesi gerekiyor: Asistanın bu kutuya gelen her şeyi görmesi uygun mu?
Google Workspace'te e-posta yetkilendirmesi, bir çalışanın kendi iş hesabından iş arkadaşının posta kutusunu açmasına, iletileri okumasına, göndermesine ve silmesine olanak tanır. Her iki kişi de kendi şifresini ve doğrulama yöntemini kullanmaya devam eder. Yalnızca “Fiyat teklifleri” etiketli iletilerin takip edilmesi konusunda anlaşsalar bile yetkilendirme posta kutusunun tamamını kapsar. Ofis örneğinde, maaş iletileri yalnızca yöneticiye özelse satış için ayrı bir posta kutusu oluşturup asistana bu kutu için yetki vermek daha uygundur. Satış adresi, iletileri yöneticinin posta kutusuna gelen bir takma adresten ibaretse bu adres için bağımsız olarak yetki verilemez.
Çalışanı davet etmeden önce Google Workspace'te e-posta yetkilendirmesini ayarlama
Google Workspace'te e-posta yetkilendirmesi şirketin sistem yöneticisiyle başlar. Üç konuyu birlikte netleştirin: Çalışan hangi posta kutusunu açacak, yanıt verirken müşteriye hangi adres görünecek ve posta kutusunun sahibi döndüğünde erişim yetkisini kim kaldıracak? İhtiyaç sona erdikten sonra yetkinin açık kalmaması için çalışanın adını ve görevin bitiş tarihini kaydedin.
Gmail ayarlarını yönetme yetkisine sahip yönetici, Yönetici konsolunu açar. “Uygulamalar” bölümünden Google Workspace'i, ardından Gmail'i ve “Kullanıcı ayarları”nı seçer. Posta kutusu sahibinin bulunduğu kuruluş birimini seçer, posta yetkilendirme ayarını açar, kullanıcıların erişim yetkisi vermesine izin verir ve değişikliği kaydeder. Deneme satış ekibiyle sınırlıysa ayarı yalnızca bu ekibin kuruluş birimine uygulamak yeterlidir. Hesabı aynı kuruluşa ait olduğu sürece başka bir birimdeki çalışan da seçilebilir.
Yönetici aynı ayarda, ileti alıcısının ne göreceğini seçer: Yalnızca posta kutusu sahibinin adresi veya bu adresle birlikte yanıtı gönderen çalışanın adresi. Müşteri genellikle belirli bir danışmanla görüşmesini sürdürüyorsa gönderenin kimliğinin gösterilmesi konusunda anlaşın ve sonucu alıcı tarafında test edin. Şirketin her bölüm için ayarı kendisinin belirlediği durumlarda kullanılabilecek seçenekleri Google yönetici kılavuzu açıklar.
Google Workspace'te e-posta yetkilendirme daveti gönderme ve kabul etme
Özellik etkinleştirildikten sonra Google Workspace'teki e-posta yetkilendirme davetini posta kutusunun sahibi bizzat gönderir. İş hesabı bilgisayarda açık olmalı ve benzer adlı kişisel bir hesabı seçmemek için çalışanın kurumsal adresi elinin altında bulunmalıdır.
• Posta kutusunun sahibi Gmail ayarlarını açar, “Tüm ayarları göster” seçeneğini, ardından “Hesaplar” veya “Hesaplar ve İçe Aktarma” sekmesini seçer.
• “Hesabınıza erişim izni verin” bölümünde “Başka bir hesap ekle” seçeneğini seçer. Çalışanın adresini girip daveti gönderir. Google kimlik doğrulaması isterse bu adımı hesap sahibinin kendisi tamamlar.
• Çalışan, iş e-postasına gelen daveti açar ve bir hafta içinde kabul eder. Erişim etkinleştirildikten sonra Gmail'de hesap fotoğrafına tıklar ve yetki verilmiş olarak işaretlenen posta kutusunu seçer. Bu kutu ayrı bir sekmede açılır; çalışanın kendi posta kutusu ilk sekmede açık kalır.
Hesap ekleme seçeneği görünmüyorsa önce bilgisayarda tarayıcı kullandığınızı ve yönetici ayarının posta kutusu sahibinin kuruluş birimine uygulandığını kontrol edin. Davet kabul edildiği hâlde posta kutusu hemen görünmüyorsa erişimin etkinleşmesi 24 saati bulabilir. Daveti yeniden göndermeden önce Gmail'in yetki verilen kullanıcılar için sunduğu adımları izleyin.
Google Workspace'te e-posta erişim yetkisini test etme ve kaldırma
Google Workspace'te e-posta yetkilendirmesini kontrol etmenin en kolay yolu, müşterinin yaşayacağı süreci denemektir. İzin başlamadan önce şirkete ait bir test adresinden “Fiyat teklifi takibi testi” konulu bir ileti gönderin. Asistan, yetki verilen posta kutusunu açıp buradan yanıt versin. Test kutusuna dönün, gönderen ayrıntılarını açın ve iletiyi bir kez daha yanıtlayın. Kararlaştırılan gönderen kimliği görünüyorsa ve ikinci yanıt doğru iş posta kutusuna ulaşıyorsa test başarılıdır. Yanıt asistanın e-posta adresinden gönderildiyse testi tekrarlamadan önce sekmenin üst kısmındaki posta kutusu adresini kontrol etmesini isteyin.
Posta kutusunun sahibi döndüğünde aynı erişim izni bölümünü açar ve çalışanın adını yetki verilenler listesinden siler. Çalışandan hesap değiştiriciyi yeniden açıp erişimin sona erdiğini kontrol etmesini isteyin, ardından yetkinin kaldırıldığı tarihi kaydedin. Şirket özelliği geçici olarak devre dışı bırakacak olsa bile kişiye verilen yetkiyi silin; çünkü özellik yeniden etkinleştirildiğinde eski yetkiler geri gelebilir.
Şirketinizde Google Workspace e-posta yetkilendirmesi için destek
Ekip izinleri veya vardiya değişiklikleri her ay aynı soruyu gündeme getiriyorsa CDKeySell ekibi, Google Workspace'te e-posta yetkilendirmesini ayarlamanıza şu hizmet kapsamında yardımcı olabilir: Şirketler için Google Workspace yönetim hizmeti. Hangi posta kutularının yetkilendirmeye uygun olduğunu sizinle birlikte değerlendirir, uygun gönderen kimliğini ayarlar ve ekip sorumlusuyla birlikte erişimi kimin test edeceğini, görev bittiğinde kimin kaldıracağını belirleriz.
Destek talep etmek içinposta kutusu sayısını, bu kutulardan kimlerin yanıt vermesi gerektiğini ve müşterinin görmesini istediğiniz adı veya adresi belirtin. Örneğin, “Bir satış posta kutumuz var ve iki çalışan sırayla yanıt veriyor; müşterinin satış adresini görmesini istiyoruz” yazmanız yeterlidir. Bu bilgilerle, şifre veya müşteri iletileri göndermenize gerek kalmadan işin kapsamını sizinle birlikte belirleriz.