تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace لموظف دون مشاركة كلمة المرور

تخيّل أن مديرة مكتب استشاري في دبي ستغيب أسبوعًا. تريد من مساعدها متابعة عروض الأسعار والرد من عنوان المكتب، لكنها تتلقى في صندوقها أيضًا رسائل عن الرواتب. قبل أن ترسل إليه دعوة، عليها أن تحسم سؤالًا واحدًا: هل يجوز له الاطلاع على كل ما يصل إلى هذا الصندوق؟

يتيح تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace للموظف فتح صندوق زميله من حساب العمل الخاص به وقراءة الرسائل وإرسالها وحذفها. يحتفظ كل منهما بكلمة مروره ووسيلة التحقق الخاصة به. والتفويض يشمل الصندوق كله، حتى لو اتفق الطرفان على متابعة الرسائل التي تحمل تصنيف «عروض الأسعار» فقط. في مثال المكتب، إن كانت رسائل الرواتب خاصة بالمديرة، فالأفضل تخصيص صندوق للمبيعات وتفويضه للمساعد. وإذا كان عنوان المبيعات مجرد عنوان بديل تصل رسائله إلى صندوق المديرة، فلن يقبل التفويض بصورة مستقلة.

ضبط تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace قبل دعوة الموظف

يبدأ تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace عند مشرف الشركة. اتفق معه على ثلاثة أمور: أي صندوق سيفتحه الموظف، وما العنوان الذي سيظهر للعميل عند الرد، ومن سيزيل الصلاحية عند عودة صاحب الصندوق. دوّن اسم الموظف وتاريخ انتهاء المهمة كي لا يبقى التفويض قائمًا بعد انتهاء الحاجة إليه.

يفتح المشرف الذي يملك صلاحية إدارة إعدادات Gmail وحدة تحكم المشرف. من «التطبيقات» يختار Google Workspace، ثم Gmail، ثم «إعدادات المستخدم». يحدد الوحدة التنظيمية التي تضم صاحب الصندوق، ويفتح إعداد تفويض البريد، ويسمح للمستخدمين بتفويض الوصول، ثم يحفظ التغيير. إذا كانت التجربة تخص فريق المبيعات، يكفي تطبيقها على وحدته التنظيمية. يمكن اختيار موظف من وحدة أخرى ما دام حسابه تابعًا إلى المؤسسة نفسها.

في الإعداد نفسه يختار المشرف ما يراه مستلم الرسالة: عنوان صاحب الصندوق وحده، أو عنوانه مع عنوان الموظف الذي أرسل الرد. إذا كان من المعتاد أن يتابع العميل حديثه مع مستشار بعينه، فاتفقوا على إظهار هوية المرسل واختبروا النتيجة لدى المستلم. وللحالة التي تتولى فيها الشركة اختيار الإعداد لكل قسم، يشرح دليل المشرف من Google الخيارات المتاحة.

إرسال دعوة تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace وقبولها

بعد تفعيل الميزة، يرسل صاحب الصندوق بنفسه دعوة تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace. ليكن حساب العمل مفتوحًا على الكمبيوتر، وليكن عنوان الموظف المؤسسي أمامه حتى لا يختار حسابًا شخصيًا يحمل اسمًا مشابهًا.

• يفتح صاحب الصندوق إعدادات Gmail، ويختار «عرض جميع الإعدادات»، ثم تبويب «الحسابات» أو «حسابات واستيراد».

• ضمن «منح الإذن بالوصول إلى حسابك»، يختار «إضافة حساب آخر». يُدخل عنوان الموظف ثم يرسل الدعوة. إذا طلبت Google التحقق من الهوية، يكمل صاحب الحساب الخطوة بنفسه.

• يفتح الموظف الدعوة في بريد العمل ويقبلها خلال أسبوع. بعد تفعيل الوصول، ينقر صورة حسابه في Gmail ويختار الصندوق المعلَّم بأنه مفوَّض. يفتح الصندوق في تبويب مستقل، ويظل صندوقه المعتاد مفتوحًا في التبويب الأول.

إذا غاب خيار إضافة الحساب، فتحقق أولًا من استخدام المتصفح على الكمبيوتر ومن تطبيق إعداد المشرف على وحدة صاحب الصندوق. وإذا قُبلت الدعوة ولم يظهر الصندوق فورًا، فقد يستغرق تفعيل الوصول حتى ٢٤ ساعة. اتبع خطوات Gmail الخاصة بالمفوَّض قبل إعادة إرسال الدعوة.

اختبار تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace ثم إنهاؤه

أسهل طريقة للتحقق من تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace هي تجربة ما سيحدث للعميل. قبل بدء الإجازة، أرسل من عنوان تجريبي تملكه الشركة رسالة بعنوان «اختبار متابعة عرض سعر». يفتح المساعد الصندوق المفوَّض ويرد منه. ارجع إلى صندوق الاختبار، وافتح تفاصيل المرسل، ثم أجب على الرسالة مرة أخرى. تنجح التجربة حين تظهر هوية المرسل المتفق عليها ويصل الرد الثاني إلى صندوق العمل الصحيح. إذا صدر الرد من بريد المساعد، فليتحقق من عنوان الصندوق أعلى التبويب قبل تكرار الاختبار.

عند عودة صاحب الصندوق، يفتح قسم منح الوصول نفسه ويحذف اسم الموظف من قائمة المفوَّضين. اطلب من الموظف فتح مبدّل الحسابات من جديد والتحقق من انتهاء الوصول، ثم سجّل تاريخ الإزالة. احذف التفويض الفردي حتى لو كانت الشركة ستعطّل الميزة مؤقتًا، لأن إعادة تفعيلها قد تعيد صلاحيات التفويض القديمة.

مساعدة شركتك في تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace

إذا كانت إجازات الفريق أو تغييرات المناوبات تعيد السؤال نفسه كل شهر، يمكن لفريق CDKeySell مساعدتك في ضبط تفويض البريد الإلكتروني في Google Workspace ضمن خدمة إدارة Google Workspace للشركات. نراجع معك أي الصناديق يصلح للتفويض، ونضبط هوية المرسل المناسبة، ونحدد مع مسؤول الفريق من يختبر الوصول ومن يزيله عند انتهاء المهمة.

لطلب المساعدة، اذكر عدد الصناديق، ومن يحتاج إلى الرد منها، والاسم أو العنوان الذي تريد أن يراه العميل. يكفي مثلًا أن تكتب «لدينا صندوق مبيعات وموظفان يتناوبان على الرد، ونريد أن يرى العميل عنوان المبيعات». بهذه المعلومات نحدد نطاق العمل معك من دون أن ترسل كلمة مرور أو أي رسائل عملاء.